Почти каждый предприниматель желает увеличивать обороты и масштабировать бизнес. Управленческая отчётность в данном случае незаменимый инструмент. Бухгалтерскую информацию и первичные данные однозначно удобнее накапливать в профильной программе. Мой выбор, как профессионала, платформы 1С. А вот управленческую отчётность лучше изначально формировать в Excel. Дальше аргументирую свою позицию.
Полная финансовая картина фирмы – хорошее подспорье для ее осознанного выращивания. На точных текущих цифрах строят выполнимые планы развития. В кризис ясная картина позволяет если не расти, то держаться на плаву. Желание знать о деньгах своего бизнеса все и при этом не погрязнуть в учетной рутине мотивирует собственника оптимизировать учёт.
Можно получать всю необходимую информацию напрямую из учетной программы и в любой момент – автоматизировать процесс – или сводить цифры вручную в Excel ежемесячно.
Автоматизация выглядит заманчиво: скорость + снижение влияния человеческого фактора. Если вы готовы к внедрению полной автоматизации, полезно учесть, что: 1. все без исключения операции заносят в учётную программу и делают это люди; 2. внедрение - процесс дорогостоящий и по деньгам, и по времени; 3. если необходимы актуальные отчёты в on-line режиме, одновременно внедряют процедуру "закрытие учётного дня", то есть все первичные документы приводят в порядок ежедневно, в том числе выравнивают складские остатки мини-ревизиями;
4. производитель программного обеспечения заинтересован в расширении и обновлении продаваемого продукта, вам придётся регулярно следовать за обновлениями;
5. необходима ежемесячная поддержка после внедрения - это плата за порядок;
6. при выборе "новинки", важно оценить вероятность ее ухода с рынка;
7. без разницы, сколько платформ и кому реализовала фирма-продавец, важно как это работает у покупателя после внедрения;
8. главбух и финансист обязаны участвовать в выборе учетной платформы, они помогут задать верные вопросы до внедрения. Согласитесь, неприятно обнаружить после что платформы внутреннего и бухгалтерского учёта "не дружат", а данные из программы в программу переносят вручную.
Результат ручного учёта высокого качества отличается от результата автоматизированного так же, как дорогой костюм, купленный в магазине, отличается от костюма, аналогичного по цене, но сшитого у профессионала лично на вас. Он позволяет "прощупать" каждую цифру.
Главные минусы ручного учёта:
1. Невозможно получить управленческую информацию мгновенно и на любую дату деятельности компании. На практике для небольшого и среднего бизнеса этот минус компенсируется отсутствием такой необходимости. Достаточно раз в месяц видеть отчеты о финансовых результатах, движении денежных средств и баланс. Прочие отчеты и расчет показателей можно наладить в учетных программах.
2. Порядка 90% электронных таблиц Excel содержат ошибки в расчетах. Избежать ошибок – забота ответственного сотрудника.
Когда экономическая выгода от внедрения внутреннего учета превысит затраты на его ведение, вы поймёте, что внедрение удалось. Поэтому важно найти толковых специалистов, а не просто талантливых продавцов программных продуктов и услуг.
