Эти операции – лазейки для мошенников: выдача денег под отчет, возврат товара и денежных средств, корректировка долга, списание товара, сторнирование.
Директору достаточно знать об этих операциях и организовать контроль.
1. Выдача денежных средств под отчет – изъятие денег из бизнеса напрямую, особенно, если в нем присутствует «серая» часть. Деньги изымают и гасят чеками. Здесь возникает опасность двух видов: несанкционированное изъятие и долг, «зависший» на директоре.
Вряд ли стоит ждать увольнения ответственного сотрудника или визита представителей фискальных органов. Надо своевременно узнавать, сколько денежных средств числится на вас в подотчете сегодня. Вам известна эта сумма?
2. Возвраты товара и денежных средств в момент их совершения должны быть объектом внимания контролера. Вы подписываете кассовые документы. Обращайте внимание на их содержание, то есть на все суммы выдачи из кассы. Этап проставления подписи на кассовом документе – ваша зона ответственности и контроля.
С помощью возврата предоплаты клиентам можно скрывать истинные продажные цены товара. Это делают так: с клиента берут 1 000 условных единиц. Отдают ему договор на 1 000 условных единиц. Составляют еще один договор на 500 условных единиц, который хранится в компании, а реальный договор уничтожают. Сценарий может варьироваться. Например, оплату делят на несколько приходных документов: 300, 200 и 500 условных единиц. После закрытия сделки ставят сумму реализации в 500 условных единиц. Приходные документы на 300 и 200 условных единиц переносят на «своего контрагента» и делают «возврат» денег.
3. Корректировка долга контрагента в сторону уменьшения или увеличения. Их крайне сложно обнаружить без навыка работы в учетной программе и при большом количестве контрагентов. Так выводят активы. Например, корректируем долг покупателя и присваиваем часть его оплат или товар.
Сведите корректировки к минимуму, а по возможности, исключите. Каждую корректировку ответственный сотрудник должен сопровождать комментарием в учётной программе.
4. Списание – форма уменьшения товарных остатков, при которой активы напрямую уходят со склада, минуя контрагента.
Списание сопровождают бумажным документом, где указывают лицо, принявшее решение о списании; лицо, получившее и уничтожившее списанный актив и причины списания. В документе проставляют подписи все ответственные лица. Регламентированная форма такого документа известна каждому бухгалтеру, однако на практике далеко не каждый бухгалтер утруждает себя ее использованием.
5. Сторнирование (удаление) бухгалтерской записи можно видеть в специальных реестрах учетной программы. Реестры просматривает контролер, а управляющий может изредка проявлять интерес к таким реестрам, например, один раз в полугодие или квартал.
Универсальный рецепт: ввести процедуру для главбуха — регулярно закрывать отчётный период, чтобы избежать правок задним числом и множества ненужных «мягких мест» в учёте.
